Manual básico de EuroVenta.
Datos básicos 2. Familias, subfamilias, artículos y servicios

Las tablas descritas en este apartado son absolutamente precisas para poder controlar almacén y ventas. Aunque se pueden vender productos sin codificar, es preciso crear los artículos para poder controlar mercancía y obtener inventarios; asímismo, las familias y subfamilias le facilitan el trabajo si desea aplicar descuentos en precios especiales, obtener estadísticas por grupo, configurar desgloses en los apuntes contables de venta y en otros procesos diversos.

Familias y subfamilias 

Estas tablas permiten organizar los artículos o productos con diversos fines. Las pantallas de ambas son muy parecidas, y se las mostramos a continuación:





La única diferencia es que, en caso de las subfamilias, podrá grabar una fórmula de cálculo para los precios de los artículos encuadrados en la misma. Las finalidades de estas tablas son:

• Clasificar (agrupar) los artículos por tipo o finalidad. Los procesos estadísticos incluidos en el programa permiten obtener informes a partir de esta división.
• Establecer distintas cuentas de venta para hacer los enlaces con programas de contabilidad.
• Mecanizar los cálculos de las distintas tarifas de los artículos.

La información detallada de los distintos procesos la obtendrá mediante la ayuda en línea incluida en el programa.

Artículos y servicios 

Este programa le ayuda a vender. Es su finalidad. Por consiguiente, todo lo que sea vendible debe estar contemplado. Básicamente, hay dos tipos de cosas que podemos vender:

• Artículos (productos que compramos a proveedores o que nosotros producimos).
• Servicios, como mano de obra, instalación, gestiones, etc.

Las tablas comentadas en este apartado le permiten registrar los productos y servicios que desea vender; la única diferencia entre ambos es que los artículos son objetos físicos que se almacenan y los servicios son intangibles (por tanto, no se almacenan). Todos los campos de la tabla de servicios existen en la tabla de artículos; de hecho, esta tabla es, a efectos prácticos, un subconjunto de la misma. Por consiguiente, daremos la explicación correspondiente a la tabla de artículos:



El campo principal de esta tabla es el código, de entre 1 y 20 dígitos, asignado libremente por el usuario. El campo gráfico que se encuentra en la parte superior derecha de la pantalla es para mostrar la fotografía (o fotografías) del artículo. La/s fotografia/s que deban mostrarse en este campo gráfico deberán estar guardadas en una subcarpeta denominada Imagenes, que deberá estar ubicada en la carpeta donde se encuentre la base de datos. Por ejemplo, si usted ubica la base de datos en la carpeta C:\Datos EuroVenta , deberá crear la subcarpeta dentro de la misma. La ruta Windows sería, en este caso, C:\Datos EuroVenta\Imagenes.

El programa identifica las fotos porque los archivos (formato JPG) deben tener como nombre el código del artículo. Si desea disponer de varias fotos por cada artículo, grabe los archivos con algún caracter a continuación del código. Por ejemplo, tenemos un artículo con código ROSQUILLA. Deseamos dotar a este artículo de 3 fotografías. Los archivos gráficos (en formato JPG) los podríamos llamar ROSQUILLA.JPG, ROSQUILLA_01.JPG y ROSQUILLA_02.JPG. Cuando se muestra la fotografía, debajo de la misma se habilita un campo lista donde podrá seleccionar la fotografía que desea visualizar.

Entre los campos de esta primera pestaña, resaltamos los siguientes:

• Otros códigos.- Este programa habilita campos para poder asignar al artículo otros códigos: Código de barras (varios) y Código de catálogo. Podrá localizar un artículo por cualquiera de los códigos asociados al mismo.
• Descripción.- Existen dos campos: el denominado Descripción y otro denominado Descripción abreviada . El programa usa en todos los procesos el primero de ellos, aunque para las búsquedas por índice usa el segundo que proporciona mayor rapidez en la respuesta. El segundo campo también es el que usa en las exportaciones para enlazar con programas de gestión de TPV. Debe tener en cuenta que estos programas trabajan con limitaciones en la longitud de las descripciones, impuestas por el tamaño de los tickets de venta.
• Familia y Subfamilia.- Aquellas en las que desee encuadrar el artículo. Estos son los valores que se traspasarán a cada factura de venta (y de compra) cuando cree las mismas, aunque podrá cambiarlas puntualmente en dichos documentos.
• Descatalogado.- Este campo impide que, si el usuario dispone de conexión con una página WEB, el artículo se tenga en cuenta para la misma. Tampoco se tendrá en cuenta para los listados de tarifas.
• Recordatorio.- Si este campo tiene contenido, dicho contenido será mostrado siempre que se le grabe (o modifique) un albarán.
• Tarifas.- Este programa soporta hasta cinco tarifas permanentes y una temporal. Las permanentes (denominas PVP, Tarifa 1, Tarifa 2, Tarifa 3 y Tarifa 4) se aplican a los clientes en función de la tarifa que tengan asignada. La tarifa de oferta se aplica de forma automática en el proceso de facturación (siempre y cuando sea menor que la asignada al cliente y se encuentre en vigor en el momento de la emisión de la factura). El usuario solo necesita grabar la tarifa de PVP si no necesita las demás; y en caso de que necesite tarifas especiales, no tiene porqué usarlas todas. Además, no es necesario que estas estén definidas. El proceso de asignación de precios actúa del siguiente modo:
  • Se toma el precio correspondiente a la tarifa asignada el cliente. Si este precio es cero, se toma el PVP.
  • Si hay precio de oferta, y la validez es igual o mayor que la fecha de la venta, se compara este precio con el obtenido según el punto anterior. Si es menor, se aplica este segundo; en caso contrario se mantiene el primero.
  Como habrá adivinado, el PVP sí es importante que exista ya que es el valor por defecto a aplicar en caso de que no estén definidas las tarifas especiales ni precio de oferta. Aún así, el precio asignado siempre puede ser modificado por el usuario en cada factura.
• Precio de coste.- El precio de coste es el que utilizará el programa para obtener estadísticas e informes. También hay un coste de fabricación si usa la herramienta de artículos compuestos; consulte el tema de ayuda relacionado.

En la segunda pestaña se graban los datos de dimensiones, stockaje y algunos datos de compra. Los campos para dimensiones y stockaje son:

• Bultos, Volumen, Peso bruto y Peso neto.- Estos campos se usan para calcular el total de cada factura, y ser impresos si así está definido en el formato de factura a utilizar.
• Ubicación.- Campo de uso libre, de hasta cuatro caracteres de longitud. Puede identificar un lugar físico de almacenaje o una agrupación lógica. El listado de inventario puede filtrarse por este campo.
• Stock mínimo y máximo.- Usados para el listado de artículos bajo mínimo. En este listado, los artículos que no tengan stock mínimo serán ignorados.
• Proveedor habitual.- Se usa para la propuesta de pedido en los artículos con stock bajo mínimo.
• Recordatorio.- Si hay texto en este campo, cada vez que usted grabe el artículo en un documento de venta, verá en pantalla el mensaje grabado en este campo.

El resto de campo tienen usos específicos detallados en ayuda en línea del programa



En la tercera pestaña se graban los datos de campos que se usan para enlazar con la página WEB. El enlace se hace siempre a la medida del cliente (cada página WEB es distinta) y, si es el caso, el uso de los campos podrá alterarse. En principio, los campos previstos se usan para:

• Catálogo y subcatálogo.- Para su ubicación en los menús y submenús de la página WEB.
• Archivo de imagen.- Nombre del archivo de imagen para subir a la WEB.
• Relevancia.- Este campo se usa para ordenar las consultas en la página WEB, si así está definido. En principio, los artículos con un valor mayor en este campo se muestran antes que los de valor inferior.
• Nivel de ventas.- Con una mecánica de uso similar a la del campo anterior; ambos campos (este y el anterior) tienen uso en función del diseño de la página WEB.
• Activo para WEB.- Se ignorarán todos los artículos que no tengan marcado este campo.
• Destacado.- En función del diseño de la página WEB, los artículos con este campo marcado se tratarán de un modo destacado en la misma.
• Oferta.- Si está marcado, indicará a la página WEB que debe resaltar este artículo como oferta.
• Novedad.- Si está marcado, indicará a la página WEB que debe resaltar este artículo como novedad.
• Textos con las descripciones y detalles para subir a la WEB.- En español y hasta tres idiomas adicionales. En función del diseño de la página WEB, podrán tener otros usos.